Préparer sa première séance en visioconférence, pas à pas

Choisir la tâche à traiter en séance

Une séance à distance fonctionne mieux quand elle porte sur une seule chose. Avant de nous écrire, prenez un moment pour noter ce qui vous pose problème en ce moment : retrouver un rendez-vous dans le calendrier, supprimer des alertes qui reviennent sans cesse, ranger une photo de courrier. Une phrase suffit.

Cette précision permet à l'assistant de préparer le déroulé et de ne pas vous noyer sous des explications annexes. Si plusieurs sujets vous viennent à l'esprit, gardez le plus gênant pour cette première fois. Les autres auront leur place plus tard, une séance après l'autre.

Pensez aussi à ce que vous voulez apprendre à faire seul à la fin. L'objectif n'est pas que l'assistant règle les choses à votre place, mais que vous sachiez refaire le geste sans aide, dans le calme, quand vous en aurez besoin.

Si la tâche vous semble trop vaste, découpez-la. Par exemple, plutôt que de vouloir tout ranger, commencez par un seul type de document. Une petite tâche bien terminée donne plus d'assurance qu'une grande tâche laissée en suspens.

• Une tâche précise, formulée en une phrase
• L'appareil que vous utiliserez pendant la séance
• Ce que vous souhaitez savoir refaire seul

Installer le matériel avant le rendez-vous

Installez-vous à une table, dans une pièce où vous êtes à l'aise, avec une bonne lumière devant vous plutôt que dans le dos. Posez l'ordinateur ou la tablette sur un support stable : empilez quelques livres si nécessaire. Vous gagnerez en confort pendant toute la séance.

Branchez l'appareil sur le secteur, car une batterie faible peut interrompre l'échange au mauvais moment. Fermez les autres programmes ouverts, ils ralentissent l'ordinateur et peuvent faire apparaître des fenêtres qui vous distrairaient.

Si votre connexion internet est parfois capricieuse, rapprochez-vous de la box. Un casque ou des écouteurs filaires améliorent nettement le son, mais ils ne sont pas obligatoires. Gardez à portée de main un stylo et une feuille pour noter les étapes qui vous parlent.

Prévoyez un verre d'eau et demandez à vos proches de ne pas vous déranger pendant l'heure convenue. Une séance se passe mieux quand l'attention n'est pas partagée entre l'écran et la maison.

• Appareil branché, lumière devant vous
• Autres programmes fermés
• Papier et stylo à portée de main

Tester l'image et le son sans stress

Quelques minutes avant l'heure, ouvrez le lien reçu par courriel. Votre navigateur peut demander l'autorisation d'utiliser la caméra et le micro : c'est normal, et vous pouvez l'accepter pour cet échange. Rien ne se déclenche sans que vous ayez cliqué.

Vérifiez que vous vous voyez à l'écran et que votre visage est bien cadré. Prononcez quelques mots pour contrôler que le micro fonctionne. Si le son ne passe pas, vérifiez que le volume n'est pas coupé sur l'appareil lui-même.

Si quelque chose ne marche pas, ne vous inquiétez pas : l'assistant est là pour cela. Vous pouvez aussi nous téléphoner au 082 21 47 36 pour qu'on vous guide à voix haute avant de passer à l'image.

Une fois la séance terminée, vous pouvez retirer l'autorisation de la caméra dans les réglages du navigateur. C'est un bon réflexe : vous décidez à chaque fois de ce qui reste ouvert.

Vérifier le lien reçu avant de cliquer

Un lien de visioconférence arrive toujours par courriel, après votre demande par le formulaire de contact. Avant de cliquer, regardez l'adresse de l'expéditeur : elle doit correspondre à celle qui figure sur notre page de contact, à savoir [email protected].

Si un message vous invite à une réunion que vous n'avez pas demandée, ne cliquez pas. Ignorez-le, ou appelez-nous pour confirmer. Cette vérification prend dix secondes et vaut pour toutes les invitations, quel que soit leur auteur.

Ne communiquez jamais de mot de passe ou de numéro de carte pendant une séance. Un assistant n'en a pas besoin pour vous aider à régler un calendrier ou des notifications. Si on vous le demandait, ce serait le signe qu'il y a un problème.

Prenez l'habitude de contrôler de la même façon les invitations de vos proches ou de vos associations. C'est le geste de prudence que cette séance vous apprend, et il vous servira bien au-delà.

• Expéditeur connu et adresse cohérente
• Aucune demande de mot de passe
• En cas de doute, un appel suffit

Choisir ce que l'assistant voit de votre écran

Pendant la séance, il se peut que vous partagiez votre écran pour que l'assistant voie ce que vous voyez. Ce partage est toujours votre décision. Vous pouvez choisir de montrer une seule fenêtre plutôt que tout l'écran, et l'arrêter à tout moment.

Avant de partager, fermez les messages, courriers et documents personnels qui n'ont rien à voir avec la tâche. Cela évite qu'une information privée apparaisse par hasard. Si vous avez un doute, dites-le simplement : on attend le temps qu'il faut.

L'assistant ne prend jamais la main sur votre appareil sans que vous l'ayez demandé. Il vous indique où cliquer et vous le faites vous-même, à votre rythme. C'est plus lent au début, mais le geste reste acquis ensuite.

À la fin, vérifiez que le partage est bien arrêté avant de quitter la réunion. Un bandeau à l'écran le signale généralement. Cette habitude vous donne la maîtrise de ce que les autres voient de votre quotidien.

Après la séance : garder ce qui compte

Dès la fin de l'échange, relisez vos notes tant que tout est frais. Recopiez les trois ou quatre gestes importants, dans vos propres mots. Une courte liste vaut mieux qu'une page entière que vous n'oserez plus rouvrir.

Refaites le geste appris dans les heures qui suivent, seul, sans aide. C'est la meilleure façon de savoir s'il est acquis. Si un point reste flou, notez-le pour la prochaine séance plutôt que de le contourner.

Vous pouvez aussi demander une fiche pratique imprimable sur le sujet traité. Sophie Marchal et l'équipe les préparent pour que vous puissiez les poser près de l'ordinateur et les consulter sans rien ouvrir.

Enfin, accordez-vous le temps de la répétition. Une habitude se construit sur plusieurs jours, pas en une heure. Revenez à la tâche le lendemain, puis quelques jours plus tard, et elle deviendra naturelle.

• Noter trois ou quatre gestes importants
• Refaire le geste seul dans la journée

Une séance en visioconférence réussie tient à peu de choses : une tâche choisie, un coin tranquille, un lien vérifié et un partage d'écran que vous contrôlez. Chaque étape reste entre vos mains, et l'assistant avance à votre rythme. Si vous souhaitez essayer, écrivez-nous par le formulaire de contact : nous fixerons ensemble le sujet et l'heure.