Une invitation reçue par courriel : faut-il l'accepter ?

La question posée à chaque atelier

Presque à chaque séance de l'atelier calendrier, quelqu'un lève la main et demande la même chose : « J'ai reçu une invitation dans mon calendrier, je ne connais pas la personne, que dois-je faire ? » La question est légitime, et elle mérite une réponse calme plutôt qu'une mise en garde alarmante.

Une invitation est simplement une proposition de rendez-vous envoyée par quelqu'un d'autre. Elle apparaît parfois dans votre calendrier avant même que vous ayez répondu, selon la façon dont votre application est réglée. Cela peut surprendre, car on a l'impression qu'un rendez-vous s'est inscrit tout seul dans l'agenda.

Rassurez-vous : vous gardez la main. Tant que vous n'avez pas accepté, l'invitation reste une proposition. Vous pouvez la regarder à votre rythme, la laisser de côté ou la supprimer, sans que personne ne vous presse. Cet article répond, pas à pas, à ce que je réponds à voix haute en atelier.

Regarder d'abord qui écrit

Avant de lire la date et l'heure, regardez l'expéditeur. Dans le détail de l'invitation, vous trouvez une adresse électronique, et pas seulement un nom affiché. Le nom peut être choisi librement par celui qui écrit ; l'adresse, elle, en dit davantage sur l'origine du message.

Posez-vous trois questions simples. Connaissez-vous cette personne ou cet organisme ? Attendiez-vous un rendez-vous de sa part ? L'adresse ressemble-t-elle à celles que vous avez déjà vues pour lui, sans lettre en trop ni terminaison étrange ? Si une seule réponse est non, ne cliquez sur rien pour l'instant.

C'est l'habitude de prudence que nous répétons le plus : vérifier l'expéditeur avant d'accepter. Elle ne prend que quelques secondes et elle évite la plupart des mauvaises surprises, sans demander de connaissances techniques.

• Lisez l'adresse complète, pas seulement le nom affiché
• Comparez avec un ancien message de la même personne
• En cas de doute, ne répondez pas et ne cliquez sur aucun lien

Accepter, refuser ou ne rien faire

Trois choix s'offrent à vous, et aucun n'est urgent. Accepter inscrit le rendez-vous dans votre calendrier et prévient l'expéditeur que vous serez là. Refuser le prévient du contraire. Ne rien faire laisse l'invitation en attente, sans engagement de votre part.

Pour une invitation douteuse, le plus prudent est souvent de ne pas répondre du tout, puis de la supprimer. Répondre confirme parfois à l'expéditeur que votre adresse est active, ce qui peut attirer d'autres envois. Si vous hésitez parce que la personne vous semble connue, appelez-la avec le numéro que vous possédez déjà.

Lors de l'atelier, nous nous exerçons sur de fausses invitations préparées à l'avance. Chacun les ouvre, repère l'expéditeur, choisit sa réponse et constate que rien ne se passe sans son accord.

Quand l'invitation s'inscrit toute seule

Certains participants disent : « Je n'ai rien accepté et pourtant le rendez-vous est dans mon calendrier. » Cela dépend d'un réglage, souvent actif par défaut, qui ajoute automatiquement les invitations reçues. Ce n'est pas une panne, mais ce n'est pas obligatoire de le garder.

Dans les paramètres de votre application de calendrier, cherchez la rubrique consacrée aux invitations ou aux événements reçus par courriel. Vous pouvez demander à ne voir que les invitations auxquelles vous avez répondu, ou à valider chaque ajout vous-même. Les intitulés varient d'une application à l'autre, c'est pourquoi nous réglons ensemble votre propre appareil.

Une fois ce réglage modifié, votre calendrier ne contient plus que ce que vous avez décidé d'y mettre. Beaucoup de personnes disent retrouver une vue plus claire de leur semaine, avec moins de lignes inutiles à lire.

• Ouvrez les paramètres du calendrier
• Repérez l'ajout automatique des invitations
• Choisissez de valider vous-même chaque ajout

Ce que l'invitation laisse voir de vous

Il y a l'autre sens de la question : quand c'est vous qui invitez, que voit l'autre ? Une invitation peut contenir le lieu, l'heure, une description et parfois la liste des personnes conviées. Chacun de ces éléments est un renseignement que vous partagez.

Avant d'envoyer, relisez le titre et la description. Un rendez-vous chez le médecin peut très bien s'appeler « Rendez-vous » tout court, sans nom de spécialité. Vous choisissez aussi qui reçoit l'invitation, et vous pouvez retirer un invité si vous vous êtes trompé de destinataire.

Même chose pour le partage de tout votre calendrier avec un proche : il se décide personne par personne, avec le niveau de détail voulu. Vous pouvez ne montrer que les moments où vous êtes occupé, sans le contenu. C'est une autre habitude que nous travaillons, une à la fois.

Un petit exercice à refaire chez soi

Pour fixer tout cela, voici un exercice de dix minutes. Créez un rendez-vous fictif pour vous-même, envoyez-vous l'invitation depuis une seconde adresse si vous en avez une, puis ouvrez-la comme si elle venait d'un inconnu. Repérez l'adresse, regardez les boutons proposés et choisissez de la refuser.

Ensuite, ouvrez un vrai rendez-vous de votre calendrier et demandez-vous quelles informations il montre. Le titre est-il aussi discret que vous le souhaitez ? Le lieu est-il nécessaire ? Modifiez ce qui peut l'être, sans hâte.

Si un écran ne ressemble pas à ce que je décris, c'est normal : les applications changent d'apparence. Notez simplement ce qui bloque, et apportez-le à la prochaine séance. Nous partirons de votre écran, pas d'un modèle.

La réponse à la question la plus fréquente tient en peu de mots : une invitation reste une proposition, et c'est vous qui décidez. Regardez qui écrit, prenez le temps de choisir, réglez votre calendrier pour qu'il n'ajoute rien sans vous, et relisez ce que vous partagez. Une habitude à la fois suffit, et nous la pratiquons ensemble en atelier, à votre rythme.